Функция ничего не возвращает? Если нет, то писать внутри неё. Но лучше сделать класс/модуль, который будет заниматься созданием и отправлением писем, а внутри функции запускать всё это дело. И можно сделать так, чтобы не лазить в базу за инфой, которую только что записал. Одновременное создание заказов несколькими пользователями не спутает ничего.